Workflow-Automatisierung

Informationen, Anfragen und Folgeprozesse liegen im Alltag selten in einem System.
Was, wenn sie automatisch zusammenfinden — über alle Standorte hinweg?

Aufbau eines Workflows

Auslöser. Regel. Nächster Schritt.

Jeder Workflow folgt einer einfachen Logik: Ein Ereignis startet den Ablauf, Regeln prüfen den Kontext und anschließend wird der passende nächste Schritt ausgelöst. Der Auslöser kann aus RegioBooster kommen — zum Beispiel eine Bewertung, Markierung, Notiz oder Standortänderung — oder aus einem angebundenen System wie CRM, Website-Formular, Fahrzeugbörse, E-Mail, Tabelle oder Messaging-Tool.

Auslöser

Website-Formular / Fahrzeugbörse

Neue Anfrage geht ein

→

Regel

Nach Standort, Marke, Lead-Typ

Kontext prüfen und zuordnen

→

Nächster Schritt

HubSpot · Salesforce · Dynamics · Pipedrive

oder Team-Benachrichtigung

Auslöser

Workflows können in RegioBooster starten — oder in euren bestehenden Systemen.

Ein Workflow muss nicht immer mit einer Bewertung oder einem Standortereignis in RegioBooster beginnen. Auch externe Systeme können Auslöser sein: Website-Formulare, Fahrzeugbörsen, CRM-Systeme, E-Mail, Tabellen, Kampagnen-Tools oder andere Plattformen. RegioBooster verbindet diese Informationen mit Standortlogik, Zuständigkeiten und passenden Folgeprozessen.

Website-Formular→Lead an HubSpot, Salesforce, Microsoft Dynamics oder Pipedrive

Fahrzeugbörse→zuständigen Standort oder Verkäufer informieren

CRM-Lead→Aufgabe, Erinnerung oder Report erzeugen

RegioBooster-Bewertung→Antwortlogik, Markierung oder Benachrichtigung auslösen

Neue Notiz→Beteiligte per E-Mail, Teams oder Slack informieren

Standortdaten-Abweichung→Prüfprozess starten

Zeitplan→Wochenreport in E-Mail, Google Sheets, Excel oder Power BI ausgeben

Mehr als eine Nachricht

Mehrstufige Workflows statt einzelner Benachrichtigungen.

Viele Abläufe im Autohaus-Alltag sind nicht mit einer einfachen Nachricht erledigt. Eine kritische Bewertung muss intern geprüft, an die richtige Person weitergegeben, mit einer Notiz dokumentiert und bei Bedarf nachgehalten werden. Eine falsche Öffnungszeit muss erkannt, bewertet und korrigiert werden. RegioBooster-Workflows können solche Abläufe über mehrere Schritte abbilden — mit Regeln, Zuständigkeiten, Benachrichtigungen, optionalen Markierungen, Notizen, Erinnerungen und Übergaben an bestehende Systeme.

Kritische Bewertung

Kritische Bewertung als offener Fall

Bewertung entsteht oder verschlechtert sich → Schwelle prüfen → Standort und Standortgruppe erkennen → Verantwortliche informieren → optional markieren → Rückmeldung oder Notiz dokumentieren → bei Bedarf erinnern.

Wenn eine neue Bewertung eingeht oder sich eine bestehende Bewertung verschlechtert, kann RegioBooster automatisch prüfen, ob sie besondere Aufmerksamkeit braucht. Je nach Schwelle, Standort und Zuständigkeit werden unterschiedliche Personen informiert — zum Beispiel Kundencenter, Standortleitung oder Regionalleitung. Auf Wunsch kann die Bewertung direkt als offener Fall markiert werden.

E-MailMicrosoft TeamsSlackHubSpot · Salesforce

Markierung & Notiz In Entwicklung

Markierung und Notiz als Folgeprozess

Bewertung wird markiert → zuständige Person erhält Kontext → Notiz wird ergänzt → Kundencenter erhält Update → nach X Tagen ohne Aktualisierung kann eine Erinnerung folgen.

Viele Teams nutzen Markierungen, um kritische Bewertungen als offene Fälle sichtbar zu machen. Notizen dokumentieren, was intern geprüft wurde. Darauf aufbauende Workflow-Auslöser — zum Beispiel „Bewertung markiert" oder „Notiz hinzugefügt" — sind in Entwicklung und können künftig Benachrichtigungen, Updates oder Erinnerungen auslösen.

Beispiel-Notiz: „01.03. von Anna – offen, ob Kunde bekannt ist."

RegioBoosterE-MailTeamsSlackCRM-Aktivität

Standortdaten

Standortdaten-Abweichung prüfen

Plattformdaten weichen von RegioBooster ab → betroffenes Feld erkennen → Warnhinweis anzeigen → zuständige Person entscheidet → Google-Änderung übernehmen oder RegioBooster-Wert wieder übertragen.

Wenn Google-Daten von den in RegioBooster gepflegten Standortinformationen abweichen, zeigt RegioBooster ein Warnzeichen. Ihr könnt prüfen, ob die Änderung gewollt war und in RegioBooster übernommen werden soll — oder ob die RegioBooster-Daten korrekt sind und wieder an Google übertragen werden sollen.

Google Business ProfileE-MailTeamsSlackGoogle Sheets · Excel

Typische Workflow-Szenarien für Autohausgruppen

Beispiele aus dem Autohaus-Alltag.

Die folgenden Beispiele zeigen, welche Abläufe mit Workflow-Automatisierung möglich sind. Je nach vorhandenen Systemen, verfügbaren Anbindungen und gewünschter Komplexität können Workflows selbst konfiguriert oder als individuelles Setup separat umgesetzt werden.

Lead-Übergabe

Eingehende Leads automatisch übergeben

Neue Anfragen aus Website-Formularen, Kampagnen, Fahrzeugbörsen oder Landingpages können automatisch an Systeme wie HubSpot, Salesforce, Microsoft Dynamics, Pipedrive oder ein angebundenes Autohaus-CRM übergeben werden. Je nach Standort, Marke oder Lead-Typ kann zusätzlich eine Benachrichtigung an das passende Team ausgelöst werden.

Website / Fahrzeugbörse / Kampagne → Standort, Marke, Lead-Typ prüfen → CRM, Verkäufer, Kundencenter oder SLA-Erinnerung

Kritische Bewertung

Kritische Bewertungen gezielt weitergeben

Wenn eine Bewertung besondere Aufmerksamkeit braucht — zum Beispiel bei 1 oder 2 Sternen, einer Verschlechterung oder einer Markierung — kann automatisch eine Info an die zuständigen Personen gehen. Die Nachricht kann Bewertung, Standort, Link zum Fall und optional eine Antwortempfehlung enthalten.

Bewertung / Markierung / Notiz → Standort, Schwelle, Zuständigkeit prüfen → E-Mail, Teams, Slack, HubSpot oder Salesforce

Notiz-Update

Notiz-Updates sichtbar machen

Wenn zu einer Bewertung eine Notiz ergänzt oder aktualisiert wird, können beteiligte Personen automatisch informiert werden. So bleibt der Bearbeitungsstand sichtbar, ohne dass Screenshots oder separate E-Mails nötig sind.

Neue Notiz in RegioBooster → zuständige Rolle oder Standortgruppe → E-Mail, Teams, Slack oder CRM-Aktivität

Reporting

Reports automatisch versenden

Wiederkehrende Auswertungen können automatisch versendet oder in bestehende Systeme geschrieben werden — zum Beispiel per E-Mail, Google Sheets, Microsoft Excel, Looker Studio oder Power BI.

Zeitplan / RegioBooster-Daten → Zeitraum und Standortgruppe prüfen → E-Mail, Tabelle oder Reporting-System aktualisieren

Social Proof

Positive Bewertungen als Content-Anstoß nutzen

5-Sterne-Bewertungen mit Text können als Entwurf für Social Proof, Standortbeiträge oder interne Marketingideen vorbereitet werden. Die Veröffentlichung sollte bewusst über eine Freigabe laufen.

5-Sterne-Bewertung mit Text → Standort oder Marke prüfen → Entwurf für Posting Studio, Facebook, Instagram, LinkedIn oder Redaktionsplan

Für Mehrmarken-Häuser

Lead-Routing für Mehrmarken-Häuser.

In Mehrmarken-Häusern landen Anfragen oft in unterschiedlichen Systemen: eine Marke arbeitet mit einem Hersteller-CRM, eine andere mit einem eigenen CRM, Gebrauchtwagen laufen über andere Prozesse. Workflows können Anfragen nach Quelle, Marke, Standort und Lead-Typ einordnen und an das passende Zielsystem oder Team übergeben.

Einfache Routings mit verfügbaren Standard-Anbindungen können direkt konfiguriert werden. Komplexe Lead-Routing-Prozesse mit mehreren Systemen, Sonderregeln oder Datenmapping können wir als Setup-Leistung planen. Soll ein spezielles System angebunden werden, für das es noch keine Standard-Anbindung gibt, ist die Connector-Entwicklung bei vorhandener API und Dokumentation ein separates Entwicklungsprojekt. Bietet ein System keine direkte Schnittstelle, prüfen wir gemeinsam einen passenden Übergabeweg — zum Beispiel über E-Mail, Datei, Formular, Import oder Webhook.

Lead-Quelle

Marke?

Standort?

Neuwagen

Gebraucht

Termin

Richtiges CRM

SLA-Reminder

Tagesreport

Bestehende Systeme statt neuer Tool-Silos

Bestehende Systeme einbinden, statt neue Tool-Silos zu schaffen.

RegioBooster-Workflows können Standortmanagement mit den Systemen verbinden, in denen eure Teams bereits arbeiten — zum Beispiel CRM, E-Mail, Messaging, Tabellen, Cloud, KI, Projektmanagement, Website-Formulare oder Fahrzeugbörsen.

Für gängige Systeme stehen Standard-Anbindungen bereit. Komplexe Workflows können wir als Setup-Leistung konfigurieren. Wenn ein spezielles internes System angebunden werden soll, prüfen wir die API-Dokumentation und können bei technischer Machbarkeit einen eigenen Connector entwickeln — als separates Entwicklungsprojekt.

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CRM

HubSpot · Salesforce · Pipedrive · Microsoft Dynamics

Leads, Kundenkontakte und Aktivitäten synchronisieren

E-Mail

Brevo · Mailchimp · ActiveCampaign · Outlook · Gmail

Benachrichtigungen, Kampagnen und Follow-ups auslösen

Messaging

Microsoft Teams · Slack · WhatsApp Business

Zuständige Personen direkt informieren

Tabellen

Google Sheets · Excel · Airtable · Power BI

Reports, Listen und Auswertungen automatisch aktualisieren

KI

OpenAI · ChatGPT

Textentwürfe, Klassifizierung oder Zusammenfassungen vorbereiten

PM

Asana · Monday · ClickUp · Trello

Aufgaben und Prüfprozesse dokumentieren

Aktuell im internen Test

mobile.de-Connector im internen Test.

Der mobile.de-Connector ist bereits gebaut und befindet sich aktuell im internen Test. Ziel ist es, mobile.de-Daten in standortbezogene Workflows einzubinden — zum Beispiel für Anfrageweiterleitung, Lead-Routing, Benachrichtigungen und Übergaben an CRM- oder DMS-Systeme. Konkrete Einsatzmöglichkeiten hängen vom finalen Connector-Umfang und den jeweiligen Kundensystemen ab.

mobile.de

HubSpot

DMS

Brevo

Slack

Google Sheets

Mail

…

Module und Systeme als Quellen

Viele Quellen. Ein gemeinsamer Ablauf.

Workflows können durch RegioBooster-Module oder durch angebundene Systeme ausgelöst werden. Bewertungen, Markierungen, Notizen, Beiträge, Anfragen, Standortänderungen, CRM-Ereignisse, Formulare, Tabellen oder Zeitpläne können so zu einem gemeinsamen Ablauf verbunden werden.

Feser-Graf Gruppe Glinicke Gruppe AVEMO Group Junited Autoglas Voets Gruppe Autohaus Wolfsburg Hotz und Heitmann

Lasst uns euren ersten Workflow prüfen.

Im Test-Zeitraum schauen wir uns gemeinsam einen konkreten Ablauf aus eurem Alltag an — zum Beispiel Lead-Routing, die Weitergabe kritischer Bewertungen oder die Prüfung geänderter Standortdaten. Wir zeigen, welche Standard-Anbindungen dafür genutzt werden können und ob ein individuelles Setup sinnvoll ist.

Test-Zeitraum besprechen Zurück zur Übersicht

Eure Standortprozesse mit bestehenden Systemen verbinden und automatisieren.